AVISO DE PRIVACIDAD
Dando cumplimiento al Decreto 1377 de 2013, el cual reglamenta la Ley 1581 de 2012, la institución Vivessalud Eje Cafetero S.A.S solicita a los usuarios, proveedores o contratistas, y demás partes interesadas, que, de manera libre, voluntaria e informada, permitan recolectar, almacenar, tratar (usar, suprimir, actualizar y procesar) y disponer de los datos que están suministrando. Vivessalud Eje Cafetero S.A.S, de acuerdo con los términos dispuestos en el Artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, queda autorizada de manera expresa y univoca para almacenar, mantener y manejar todos los datos e información, que en procura de los procesos de atención en salud, contratación y gestión administrativa ha obtenido el Titular, a no ser que se manifieste lo contrario de manera directa, expresa e inequívoca dentro de los treinta (30) días hábiles contados a partir de la publicación o recepción de la presente comunicación, a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal fin: asistentesiau@vivessalud.com
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El responsable del tratamiento de datos personales será VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S., con NIT. 900.617.997-1, cuyo domicilio se encuentra ubicado en la calle 67 No. 23 C 02 de la ciudad de Manizales, teléfono (6) 8875840. VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S., al acceder a datos personales del Usuario, dará cumplimiento a las obligaciones surgidas de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y a las normas que los modifiquen o complementen, así como a la Política de Tratamiento de la Información, la cual se encuentra publicada en la página web www.vivessalud.com y que el Usuario declara conocer y aceptar en todas sus partes.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los Datos Personales, publicaciones y fotografías serán recolectadas, almacenadas, usadas, puestas en circulación o suprimidas, según las finalidades que hayan sido autorizadas previamente por el Titular, y aquellas que se señalan a continuación. Asimismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de ley o contrato, realizarán el tratamiento de los datos personales con las siguientes finalidades:
1. Para la publicación, generación y procesamiento de la información para el uso de redes sociales, conforme a las normas que lo complementan, reglamentan y lo modifican.
2. Para suministrarle la información requerida a las entidades de control y vigilancia, así como a la EPS de su afiliación.
3. Para suministrarle a terceros la información y datos personales que incluya testimonios, comentarios, fotografías, anécdotas y demás temas autorizados para ser publicados. y/o los terceros con los que tenga vigente una relación comercial para la adecuada prestación de los Servicios actuarán bajo el principio de buena fe al momento de proporcionar la información requerida por el tercero.
4. Para realizar campañas de fidelización de los Usuarios y para comunicar información propia de los Servicios. Igualmente, los datos personales proporcionados podrán ser utilizados para fines comerciales, históricos, estadísticos y administrativos.
5. La información y/o datos personales podrán ser objeto de tratamiento con Aliados de VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S., así como al interior de la empresa, y/o empresas aliadas estratégicas, bien sea en Colombia o en el Exterior, en caso de existir.
6. Así mismo, la información del Usuario será, según el caso, compartida con nuestros proveedores de servicios, clientes, usuarios de redes y en general con la persona que visite nuestras redes sociales, proveedores de servicios de sistemas de tecnología de información, apoyo, almacenamiento y alojamiento de la información; proveedores de servicios, publicidad e investigación de mercado. En cualquiera de esos casos y sin perjuicio de la obligación de observar el secreto profesional en los casos que así corresponda, VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S., tomará las medidas necesarias para que esos proveedores de servicios conozcan y se comprometan a observar esta política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación comercial y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
7. Por la sola utilización de los servicios objeto de los presentes términos y condiciones o con la aceptación de las presentes condiciones y términos de uso, el Usuario autoriza a VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S., para el tratamiento de su información y datos personales para que VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S gestione cualquier consulta relacionada con el servicio prestado como institución prestadora de servicios de salud domiciliarios.
8. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, archivo, protección y custodia de información y Bases de Datos con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias. VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S, no se hace responsable de cualquier perjuicio que se cause a una persona natural por la indebida utilización de su información o datos personales por causa de fuerza mayor, caso fortuito o cualquier causal eximente de responsabilidad vigente al momento de la ocurrencia de los hechos objeto de reclamación. Cuando el Usuario actúe en nombre de otra persona o empresa (Titular), deberá contar con las autorizaciones requeridas para utilizar o tratar los datos personales del Titular. Esta es una obligación que por el uso de los Servicios reconoce y acepta cumplir a cabalidad, según lo señalado en la Ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y los lineamientos que de tiempo en tiempo la Superintendencia de Industria y Comercio señale. Por la sola utilización de los servicios señalados en los presentes Términos y Condiciones de uso, o con la aceptación de los mismos, el Usuario reconoce contar con las autorizaciones necesarias para el uso del dato personal del Titular, excluyendo de cualquier responsabilidad a VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S. y se obliga a responder frente al Titular por cualquier sanción o multa impuesta en la omisión de este requisito. El Usuario autoriza a VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S. para que pueda realizar transmisión internacional de los datos personales que proporciona para la adecuada prestación de los Servicios, que en todo caso será utilizada con las finalidades anteriormente autorizadas.
DERECHOS DE LOS TITULARES
VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S. garantiza que los Titulares de datos personales podrán ejercer los derechos establecidos en la ley y hacer efectivo el cumplimiento de los procedimientos establecidos en la Política, para lo que requerirán presentar su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Asimismo, podrán ejercer los derechos del Titular el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro. De
acuerdo con la ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:
(i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S. o los Encargados de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
(ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada a VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S., salvo que la Ley indique que dicha autorización no es necesaria.
(iii) Ser informado por VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S, o al Encargado de los datos personales, respecto del uso que le han dado a los mismos.
(iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, si considera que VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S. en cualquier forma, ha desconocido el derecho a la protección y adecuado tratamiento de sus datos personales, en los términos y condiciones previstos en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen
o complementen.
(v) Revocar su autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando no exista una obligación legal o contractual de mantener el dato personal en las bases de datos de VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S. o cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá únicamente
cuando la continuación. Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
(vi) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
(vii) Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
AREA RESPONSABLE DE LA ATENCION E PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S. cuenta con el área de Defensoría al Cliente (SIAU) encargada de la atención de las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares, quienes pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y revocar su autorización, aplicando el procedimiento que se señala a continuación.
4.1. Consultas o Peticiones.
4.1.1. Los Titulares o sus representantes pueden formular consultas o peticiones sobre sus datos personales a través del correo electrónico siau@vivessalud.com o mediante escrito radicado en la Calle 67 No. 23 C 02 de la ciudad de Manizales.
4.1.2. VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S. verificará, mediante procedimientos establecidos internamente, que el solicitante esté facultado para realizar la consulta o la petición.
4.1.3. Después de esta verificación, se recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en nuestras bases de datos.
4.1.4. El área de Defensoría al Cliente (SIAU) dará respuesta al solicitante, siempre y cuando tenga derecho a ello por ser el Titular, representante o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Organización. Esta respuesta se realizará aún en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso así se le informará al solicitante y se dará opción de que demuestre el interés y capacidad aportando documentación adicional para la acreditación de la legitimación para ejercer los derechos. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para comunicar su solicitud.
4.2. Reclamos.
4.2.1. Los titulares de la información o sus representantes que consideren que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser objeto de actualización, corrección, supresión o cumplimiento de deberes pueden presentar un reclamo.
4.2.2. El reclamo deberá ser presentado por el Titular o sus representantes, así:
a. A través del correo electrónico siau@vivessalud.com, o mediante escrito radicado en la Calle 67 No. 23C 02 de la ciudad de Manizales.
b. Debe dirigirse a VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S. y debe contener el nombre y documento de identificación del Titular, una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes), indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante y la documentación que
el reclamante quiera adjuntar.
c. Antes de atender el reclamo el área de Defensoría al Cliente (SIAU) debe verificar la identidad del Titular o su representante, para esto puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se requieran según sea el caso.
d. Si el reclamo o la documentación adicional está incompleto, el área de Defensoría al Cliente (SIAU) solicitará al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que corrijan la falla. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (02) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
e. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S incluirá en la base de datos donde reposen los datos personales del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (02) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
f. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de haber sido recibido por parte de VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al reclamante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACION PUEDAN REVOCAR
SU AUTORIZACION Y/O SUPRESION DEL DATO.
5.1. De acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los Titulares pueden en cualquier momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo en los términos establecidos en el presente documento.
5.2. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013.
5.3. Para garantizar el derecho que tienen los Titulares de revocar la autorización de tratamiento de datos (Artículo 6 del Decreto 1377 de 2013) o solicitar la supresión de los mismos, VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S ha dispuesto mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud, tal como se señala en el numeral 5 de este escrito.
5.4. Si vencidos los términos señalados en cada caso (numerales 5.1. y 5.2. de estas políticas) VIVESSALUD EJE CAFETERO S.A.S no ha eliminado los datos personales del Titular reclamante, estando obligado a ello y con excepción de lo mencionado en el numeral 6.2. de este escrito y de los casos señalados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, el Titular puede solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.
